Seperti yang telah diketahui bahwa konferensi bisnis merupakan momen penting dimana banyak pebisnis berkumpul untuk mendiskusikan sesuatu. Untuk itu, perlu persiapan yang matang sebelum menyelenggarakan acara ini.
Seperti halnya seminar, konferensi diselenggarakan di sebuah ruangan yang besar dan dihadiri oleh banyak peserta dengan minat atau profesi yang sama. Namun, yang membedakan adalah tujuannya. Biasanya, konferensi bertujuan untuk membahas suatu masalah dan mencoba mencari solusi.
Hal yang Harus Dipersiapkan Sebelum Mengadakan Konferensi Bisnis
Tentunya Anda pasti berharap konferensi bisnis yang akan diselenggarakan berjalan dengan lancar dan memberikan kesan positif bagi peserta yang hadir.
Anda juga perlu mempersiapkan beberapa sarana dan prasarana berikut ini, Selain menentukan tema dan narasumber yang menarik, yaitu:
- Ruang Pertemuan
Ruang pertemuan atau venue adalah hal penting yang perlu dipersiapkan sebelum mengadakan acara konferensi. Pastikan Anda menyediakan tempat sesuai dengan perkiraan jumlah peserta yang akan hadir.
Jangan lupa juga untuk memastikan bahwa tersedia tempat parkir yang bisa menampung kendaraan seluruh peserta. Karena jika lahan parkir tidak cukup untuk menampung seluruh kendaraan peserta, tentu akan membuat acara tersebut menjadi kurang nyaman dan membuat kesan yang negatif.
- Konsumsi
Jika Anda ingin mengadakan konferensi bisnis, siap-siap juga untuk memikirkan konsumsi yang akan disuguhkan. Jangan sampai peserta yang hadir tidak disuguhi apapun dalam acara yang Anda adakan. Anda bisa menyesuaikan jenis konsumsi berdasarkan durasi acara.
Apabila durasi konferensi hanya berjalan selama beberapa jam, maka Anda bisa menyediakan konsumsi berupa snack atau makanan ringan saja. Namun, jika konferensi dilaksanakan selama seharian, maka Anda wajib menyediakan makanan berat untuk makan siang.
- Sound dan Lighting
Selain ruang pertemuan dan konsumsi, ada lagi hal yang tak kalah penting yaitu sound dan lighting. Kedua hal ini sangat berperan penting dalam menunjang kelancaran sebuah acara.
Sound berfungsi untuk membuat suara narasumber terdengar kencang, tetapi tidak mengabaikan kualitas suaranya. Sedangkan lighting adalah penataan penerangan atau pencahayaan yang berfungsi menerangi panggung dalam acara.
Jadi, kedua hal tersebut sangat membantu materi konferensi bisa tersampaikan dengan baik kepada para peserta.
- Merchandise
Merchandise atau souvenir menjadi salah satu hal yang juga perlu dipersiapkan sebelum mengadakan konferensi. Biasanya, merchandise bisa berupa alat tulis, tas, topi, atau yang lainnya.
Sebenarnya, hal yang satu ini tidak begitu krusial. Namun, dengan adanya merchandise bisa memberikan kesan positif dan manfaat bagi para peserta.
- Hiburan
Sama seperti merchandise, hiburan juga tak wajib ada dalam sebuah acara konferensi. Namun, juga tidak ada salahnya jika memberikan hiburan di dalam acara konferensi. Justru dengan adanya hiburan, bisa menjadi semacam ice breaking di tengah-tengah diskusi yang panas dan menguras pikiran.
Jika Anda tak mau ambil pusing dalam mempersiapkan acara konferensi ini, sebaiknya Anda menghubungi event solutions Alcor Prime . Anda hanya tinggal menyampaikan keinginan Anda, maka semua akan beres pada waktunya. Menarik, bukan?
Sukseskan Acara Konferensi Bisnis Anda Bersama Alcor Prime!
Alcor Prime merupakan perusahaan yang bergerak di bidang penyelenggara acara. Kami berdiri sejak tahun 2015 dan telah berhasil melayani ribuan klien dengan rating memuaskan.
Tujuan utama dari didirikannya Alcor Prime yaitu memberikan dampak positif bagi industri acara.
Dari kelima hal penting di atas, semuanya bisa Anda dapatkan di Alcor Prime. Kami siap berdiri di garda terdepan untuk Anda yang ingin menyelenggarakan konferensi bisnis.
Pasalnya, di Alcor Prime kami memiliki beberapa layanan yang dapat menunjang keberhasilan acara Anda, antara lain:
- Venue: The Klasabanka atau Sutera Hall Alam Sutera.
- Event Organizer: Goodworks.
- Konsumsi: Wayang Bistro dan Table Top Catering Concept.
- Merchandise: Insight Unlimited.
- Hiburan: Inside.
- Sound: Soundworks dan Big Knob.
- Pencahayaan: Lightworks.
